IKLIM KOMUNIKASI ORGANISASI

Iklim komunikasi organisasi terdiri dari persepsi-persepsi atas unsur-unsur organisasi dan pengaruh unsur-unsur tsb thd komunikasi. Suatu iklim komunikasi berkembang dalam konteks organisasi.

Unsur-unsur dasar yang membentuk suatu organisasi:

1. Anggota organisasi. Di pusat organisasi terdapat orang-orang yang melaksanakan pekerjaan organisasi. Mereka terlibat dalam kegiatan-kegiatan perasaan yang mencakup emosi, keinginan, dan aspek-aspek perilaku manusia yang bukan aspek intelektual.
2. Pekerjaan dalam organisasi. Pekerjaan yang dilakukan anggota org. Terdiri dari tugas-tugas formal dan informal.Tugas ini menghasilkan produk dan memberikan pelayanan organisasi.

Isi: terdiri dari apa yang dilakukan anggota organisasi dalam hub-nya dengan bahan, orang-orang dan tugas lainnya.

Keperluan: merujuk kepada pengetahuan, ketrampilan dan sikap yg dianggap sesuai bagi sesorang agar mampu melaksanakan pekerjaan tsb.
Konteks: berkaitan dgn kebutuhan fisik dan kondisi-kondisi lokasi pekerjaan, jenis pertanggung jawabab dan tanggung jawab dlm kaitannya dgn pekerjaan, juml.pengawasan dan lingk.umum

Praktik-praktik pengelolaan
Tujuan primer adalah menyelesaikan pekerjaan melalui usaha orang lain. Manajer membuat keputusan mengenai bgmn orang-orang lainnya, menggunakan SD utk mencapai tujuan. Struktur organisasi: merujuk pada hubungan antar tugas-tugas yang dilaksanakan oleh anggota

Kompleksitas:

1. tingkat yang didalamya terdapat perbedaan antara unit-unit (diferensiasi horizontal sbg hasil-hasil spesialisasi yang ada di dalam organisasi)
2. Jumlah tingkat otoritas
3. Derajat ketersebaran lokasi fasilitas dan personel organisasi secara geografis.

Formalisasi: derajat standarisasi dan tugas-tugas.
Pedoman organisasi: pedoman organisasi adalah serangkaian pernyataan yang mempengaruhi, mengendalikan dan memberi arahan bagi angg.org.

Pengaruh Komunikasi
Iklim komunikasi Organisasi merupakan fungsi kegiatan yang :

• menunjukkan kepada anggota organisasi bhw org. tsb mempercayai mereka dan memberi kebebasan dlm mengambil resiko
• mendorong mereka dan memberi mereka tanggung jawab dlm mengerjakan tugas-tugas mereka
• menyediakan informasi yang terbuka dan cukup ttg organisasi
• mendengarkan dengan penuh perhatian serta memperoleh infoyang dapat dipercayai dan terus terang dari anggota org.

Iklim komunikasi ttt memberi pedoman bagi keputusan dan perilaku individu. Keputusan-keputusan yang diambil oleh anggota organisasi. Untuk melaksanakan pekerjaan mereka secara efektif, mengikatkan dirimereka dengan organisasi.

Iklim komunikasi dapat menjadi salah satu pengaruh yang paling penting dalam produktivitas organisasi, karena iklim mempengaruhi usaha anggota Organisasi

Usaha biasanya terdiri dari empat unsur:

1. aktivitas (A) yang merupakan pekerjaan tsb.
2. Langkah-langkah (L) pelaksanaan kerja
3. Kualitas (K) hasil
4. Pola waktu (W) kerja

KEPEMIMPINAN dalam komunikasi

Pengaruh: kegiatan-kegiatan atau keteladanan yang baik secara langsung atau tidak langsung mengakibatkan suatu perubahan perilaku dan sikap orang lain atau kelompok.

Kekuasaan: Kemampuan untuk memiliki pengaruh. Mempunyai kekuasaan berarti mempunyai kemampuan untuk mengubah perilaku atau sikap individu2 lainnya.

Metode Mempengaruhi

1. Sarana Fisik: bentuk pengaruh yang paling kasar, melibatkan ancaman
2. Sanksi2 positif dan negatif: sarana-sarana untuk menghargai atau menghukum
3. Pengetahuan: keahlian relevan atau ilmu pengetahuan khusus
4. Daya tarik Pribadi

LEADERSHIP STYLE:

1. The Autocratic Style: A Manager doesn’t share decision- making authority with subordinates
2. The participative Style: A managers shares decision- making authority with subordinates
3. The Free Rein Style: A manager empower subordinates to function on their own, without direct involvement from managers to whom they report

TASK ORIENTATION VERSUS EMPLOYEE ORIENTATION

A TASK- ORIENTED MANAGER: Menekankan pada teknologi, metode, perencanaan, program, deadline. Pendekatan berorientasi tugas bekerja baik pada kondisi krisis dan jadwal waktu yang ketat.

A PEOPLE CENTERED MANAGER: Menekankan pada kebutuhan employee

LEADERSHIP
The process of influencing individual and groups to set and achieve goals.
Leadership involves three variables: The leader, those being led, and the circumstances in which leadership is exercised.

What qualities must leader have?

• High –impact players
• change agent
• drivers
• winners- people who are extremely flexible, bright, tactical and strategic
• who can handle a lot of information, make decisions quickly
• motivate others

ALIRAN INFORMASI DALAM ORGANISASI
Komunikasi dalam hampir semua org. secara jelas merupakan suatu proses dinamis. Penyampaian informasi yang akurat dan pemahaman atas informasi sari satu unit (pengirim) ke unit lain (penerima) vital dalam:

• perumusan dan implementasi tujuan organisasional
• peralatan dan sarana penting dimana keg.organisasional dilakukan.

Komunikasi adalah usaha mendorong orang lain menginterpretasikan pendapat spt apa yg dikehendaki oleh orang yg mempunyai pendapat tersebut.

POLA DAN PROSES KOMUNIKASI
Organisasi jelas memerlukan informasi.

• Fase ekstensif: terjadi perkembangan cepat informasi secara kuantitatif
• Fase intensif: perkembangan cepat secara kualitatif.

Proses komunikasi:

• Pengirim
• Sarana Pengiriman Berita
• Penerima Berita.

Dengan Komunikasi diharapkan agar orang lain melakukan kegiatan seperti apa yang dikehendaki. Dengan Komunikasi diharapkan pula segala ketidakpastian menjadi pasti

Macam-macam tujuan komunikasi:

1. Komunikasi untuk kegiatan yang tak diprogram
2. Komunikasi memulai dan menciptakan program; usaha menyesuaikan dan mengkoordinasikan program.
3. Komunikasi yg memberikan data penerapan strategi
4. Komunikasi untuk menimbulkan program dan komunikasi untuk memotivasi orang melaksanakan program
5. Komunikasi yg memberikan info ttg hasil kegiatan dan informasi umpan balik utk pengawasan.

SALURAN KOMUNIKASI FORMAL

Aliran Vertikal
Aliran komunikasi vertikal mencakup seluruh transaksi yg meliputi aliran informasi ke bawah maupun ke atas yg terjadi antara Atasan dan bawahan dlm organisasi.

1. Untuk memberikan pengarahan atau instruksi kerja ttt (spesifik)
2. Untuk memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan
3. Untuk memberikan informasi ttg prosedur dan praktek-praktek organisasional
4. Untuk menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dlm membantu org. menanamkan pengertian ttg tujuan-tujuan yg ingin dicapai.

Bentuk:

• rantai perintah
• plakat dan papan pengumuman
• majalah perusahaan
• surat pada karyawan
• buku petunjuk karyawan
• kotak informasi
• sistem pengeras suara
• secarik kertas tanda terima gaji
• laporan tahunan
• pertemuan kelompok
• serikat pekerja

Gerakan informasi ke atas (upward) mell. tingkatan2 hirarki organisasional paling sering berbentuk umpan balik pelaksanaan kerja dan dihubungkan dengan fungsi pengawasan.

Bentuk:

• kontak tatap muka
• pertemuan kelompok
• prosedur pengaduan
• surat usulan
• pemberian saran
• wawancara
• kebijaksanaan pintu terbuka
• serikat sekerja

Aliran horizontal
Mencakup seluruh penyampaian informasi yang mengalir secara lateral dlm suatu organisasi. Transmisi ini dapat dikelompokkan:
a. diantara para karyawan dalam kelompok kerja yang sama
b. diantara kelompok-kelompok yang mempunyai kedudukan (status) sederajat atau antar departemen

Aliran diagonal:

mencakup seluruh transmisi info yang memotong silang rantai perintah organisasi.

HAMBATAN- HAMBATAN KOMUNIKASI

Komunikasi tidak efektif disebabkan berbagai hambatan manusiawi dan teknis:
1. Faktor-faktor hambatan dalam diri pribadi.

• persepsi selektif: sso akan menolak atau salah mengartikan informasi yang tidak sesuai dengan anggapan-anggapan atau harapan-harapan yang secara emosional dibentuk sebelumnya.
• perbedaan individu dalam ketrampilan Komunikasi

2. Hambatan antar pribadi

• kepercayaan:karakter pokok komunikasi adalah kepercayaan.
• kredibilitas; kejujuran, keahlian, kemampuan, dinamisme, antuasiame
• kesamaan pengirim-penerima

Hambatan organisasional

• Status: Pada umumnya orang-orang lebih senang mengarahkan komunikasinya mereka ke individu2 yg statusnya lebih tinggi.
• Orang-orang dg status tinggi pada umumnya lebih banyak berkom. Satu dengan yg lain yang berstatus lebih rendah.
• Orang dg status lebih tinggi pada umumnya lebih mendominasi pembicaraan dibanding orang-orang yang berstatus lebih rendah.

Transmisi hirarkis:

Hirarki dikembangkan tidak hanya untuk memudahkan pencapaian sasaran kegiatan tetapi juga karena sgt diperlukan untuk komunikasi
Proses-proses individual ttt juga mengubah transmisi hirarkis

1. Penyingkatan (Condensation): para penerus berita sering cenderung mungubah isi berita dengan menyampaikan hanya pokok-pokok berita
2. Closure
3. Pengaharapan ( Expectation): penerus info sering membelokkan komunikasi ke arah yg sesuai dg sikap-sikap dan pengharapan2 merek sendiri.
4. Asosiasi: Bila peristiwa atau akibat-akibat terjadi bersamaan di masa lalu, pristiwa tsb sering dihub. satu dgn yang lain
5. Ukuran kelompok: Semakin besar kelompok akan semakin kecil kemungkinan tercapainya komunikasi yang memuaskan.
6. Kendala ruangan: karakter fisik ruangan akan mrmpengaruhi kuantitas dan kualitas komunikasi.

Faktor hambatan teknologis

• Bahasa dan pengertian: Kata2 yang sama belum tentu punya pengertian yang sama.
• Isyarat non verbal
• Efektivitas saluran

PENINGKATAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI

• Audit Komunikasi: memeriksa seluruh proses-proses komunikasi
• Teknik-teknik Peningkatan Efektivitas Komunikasi: penyelenggaraan pertemuan tahunan karyawan, penetapan saluran pribadi
• Penggunaan umpan balik.
• Pengembangan SIM (Sistem Informasi Manajemen): jaringan informasi yang diciptakan berdasarkan penelaahan situasi lingkungan

Komunikasi
ketika sso terlibat komunikasi ada 2 hal yang terjadi:

1. penciptaan pesan atau, lebih tepatnya penciptaan pertunjukan (display)
2. penafsiran pesan atau penafsiran pertunjukan

pertunjukan pesan

• menunjukkan (to display) berarti bahwa anda membawa sesuatu untuk diperhatikan sso atau orang lain. “menunjukkan” menyatakan bahwa “to display” berarti menempatkan sst shg terpandang dg jelas dan berada dlm suatu posisi menyenangkan bagi pengamatan ttt
• agar pertunjukan menjadi bentuk komunikasi : harus melambangkan sesuatu. Contoh: berpakaian pada pagi hari: menciptakan pertunjukan bagi diri anda sendiri

Penafsiran pesan

• Menguraikan atau memahami sst dengan cara tertentu.
• Makna yang mempunyai pengaruh terhadap orang-orang
• Bagaimana orang lain menafsirkan apa yang anda katakan
• Kegagalan proses komunikasi: Pada saat kita menafsirkan pesan: perlu konteks. Komunikator dan komunikan berada pada konteks yang sama.I know the context and you know the context.

Pada saat kita berkomunikasi dengan orang yang:

• Berbeda status sosial ekonomi
• Berbeda pendidikan
• Berbeda budaya: nilai-nilai kemandirian, ulet, working hard, prestasi, kemapanan, kepraktisan. Tidak sombong, kesopanan, menghargai sesama
• Berbeda referensi: kerangka acuan.
• Berbeda persepsi

Ada perbedaan cara pandang antara “wong cilik” dan pejabat.
• Aburizal mengatakan: kalo tidak bisa beli gas belilah minyak tanah
• Fahmi Idris : urusan TDL adl urusan pengusaha
• Banyak pengusaha bangkrut.: garmen, elektronika, tekstil, keramik, mebel, mainan anak2, transportasi
• 500 ribu: 90-100 rb. 20 rb-5500

KOMUNIKASI ORGANISASI
• PERTUNJUKAN dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu unit tertentu.

• Seven S (Mckinsey):

1. Structure
2. Strategy
3. System
4. Style
5. Skill
6. Staff
7. Shared value.

Definisi Interpretif
• Proses penciptaan makna atas interaksi yang menciptakan , memelihara dan mengubah organisasi. Komunikasi lebih dari sekedar alat, ia adalah cara berpikir.

ORGANISASI

• ORGANISASI SOSIAL
Merujuk pada pola-pola interaksi sosial (frekuensi dan lamanya kontak antara orang-orang); arah pengaruh antara orang-orang; derajat kerja sama
Contoh: Keaggotaan dalam satu komunitas etnis, klub pendukung sepak bola.

ORGANISASI FORMAL
Organisasi yang didirikan untuk tujuan-tujuan ttt:
• Bisnis: dibentuk untuk menghasilkan barang yang dijual
• Serikat pekerja (union) diorganisasikan untuk memperkuat tawar menawar buruh/karyawan pada majikan

Kondisi organisasi

Organisasi yang mampu bersaing secara global memiliki kondisi sbb (Tetenbaum, 1998):

• Pengetahuan, yang ditandai dengan budaya berbagi informasi
• Kerjasama kelompok dengan tugas-tugas yang bersifat proyek.: team work organization, project organization
• Keragaman, ditandai dengan budaya toleransi
• Nilai utama yang kuat: yang ditandai dengan budaya fokus dalam tujuan dlm situasi kerja yang kelihatannya tdk teratur

LATAR BELAKANG BUDAYA, CARA berpikir, persepsi, nilai-nilai, adat istiadat, kebiasaan, status sosial eknomi, pendidika

Relativitas kebudayaan

Peran manajer/komunikator

• Mengelola proses transisi dari era industri sederhana ke aera informasi yang jauh lebih kompleks.
• Membangun keuletan SDM dan kemampuan organisasi
• Melakukan destabilisasi sistem: menjg adanya suasana stress namun tetap dlm batas kemampuan individu.
• Menjaga keseimbangan antara dua kondisi yang saling berlawanan tetapi sama-sama dibutuhkan

Unsur-unsur dasar organisasi:

• anggota organisasi
• pekerjaan dlm organisasi
• praktek-praktek pengelolaan
• struktur organisasi
• pedoman organisasi

Definisi fungsional komunikasi organisasi
Komunikasi organisasi: didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari organisasi ttt.

Komunikasi menjadi suatu fungsi pembentuk organisasi bukan hanya sebagai pemelihara organisasi.

Iklim komunikasi Organisasi
• Iklim komunikasi
• Gabungan dari persepsi-persepsi mengenai peristiwa komunikasi, perilaku manusia, respon pegawai thd pegawai lainnya, harapan-harapan, konflik antar persona, dan kesempatan bg pertumbuhan dlm org. tsb.

Iklim Komunikasi Organisasi

Iklim Komunikasi Organisasi. Terdiri Dari Persepsi-Persepsi Atas Unsur-Unsur Organisasi Dan Pengaruh Unsur-Unsur Tsb Thd Komunikasi

Unsur-Unsur Dasar Organisasi
Suatu Iklim Komunikasi Berkembang Dlm Konteks Organisasi. Unsur-Unsur Dasar Yang Membentuk Suatu Organisasi.

Unsur-unsur dasar yang membentuk suatu organisasi: anggota organisasi. Di pusat organisasi terdapat orang-orang yang melaksanakan pekerjaan organisasi.
Mereka terlibat dalam kegiatan-kegiatan perasaan yang mencakup emosi, keinginan, dan aspek-aspek perilaku manusia yang bukan aspek intelektual.

Pekerjaan dalam organisasi.
Pekerjaan yang dilakukan anggota org. Terdiri dari tugas-tugas formal dan informal.Tugas ini menghasilkan produk dan memberikan pelayanan organisasi.

Isi: terdiri dari apa yang dilakukan anggota organisasi dalam hub-nya dengan bahan, orang-orang dan tugas lainnya.

• Keperluan: merujuk kepada pengetahuan, ketrampilan dan sikap yg dianggap sesuai bagi sesorang agar mampu melaksanakan pekerjaan tsb.
• Konteks: berkaitan dgn kebutuhan fisik dan kondisi-kondisi lokasi pekerjaan, jenis pertanggung jawabab dan tanggung jawab dlm kaitannya dgn pekerjaan, juml.pengawasan dan lingk.umum

Praktik-praktik pengelolaan
Tujuan primer adalah menyelesaikan pekerjaan melalui usaha orang lain. Manajer membuat keputusan mengenai bagamana orang-orang lainnya, menggunakan Sumber Daya utk mencapai tujuan

• Pedoman organisasi : serangkaian pernyataan yang mempengaruhi, mengendalikan dan memberi arahan bg anggota organisasi dlm mengambil keputusan dan tindakan.
• Pedoman organisasi : serangkaian pernyataan yang mempengaruhi, mengendalikan dan memberi arahan bg anggota organisasi dlm mengambil keputusan dan tindakan.
• Pemahaman unsur-unsur dasar org (anggota, pekerjaan dll) akan menciptakan evaluasi dan reaksi yang menunjukkan apakah yg dimaksud dg unsur dasar tsb dan seberapa baik unsur-unsur ini beroperasi bg anggota organisasi. Misalnya: kecukupan informasi

Pengaruh Komunikasi

Iklim komunikasi Organisasi merupakan fungsi kegiatan yang :

• Menunjukkan kepada anggota organisasi bhw org. tsb mempercayai mereka dan memberi kebebasan dlm mengambil resiko
• Mendorong mereka dan memberi mereka tanggung jawab dalam mengerjakan tugas-tugas mereka
• Menyediakan informasi yang terbuka dan cukup ttg organisasi
• Mendengarkan dengan penuh perhatian serta memperoleh infoyang dapat dipercayai dan terus terang dari anggota org.
• Iklim komunikasi ttt memberi pedoman bagi keputusan dan perilaku individu. Keputusan-keputusan yang diambil oleh anggota org. Untuk melaksanakan pekerjaan mereka scr efektif, mengikatkan diri mereka dengan organisasi.
• Iklim komunikasi dpt menjadi salah satu pengaruh yang paling penting dalam produktivitas organisasi, karena iklim mempengaruhi usaha anggt. Organisasi

Usaha biasanya terdiri dari empat unsur:

• Aktivitas (A) yang merupakan pekerjaan tsb.
• Langkah-langkah (L) pelaksanaan kerja
• Kualitas (K) hasil
• Pola waktu (W) kerja

Hasil penelitian R. Wayne Pce dan Peterson ttg Inventaris Iklim org:
Ada 6 faktor besar yang mempengaruhi iklim org:

1. Kepercayaan
2. Pembuatan Keputusan Bersama
3. Kejujuran
4. Keterbukaan dalam komunikasi ke bawah
5. Mendengarkan dalam kom. Ke atas
6. Perhatian pada tujuan-tujuan berkinerja tinggi.